Promover a padronização das tarefas em uma empresa é crucial para otimizar a produtividade e manter a competitividade no mercado. Por isso, em muitos segmentos de trabalho, é comum que se adote o Procedimento Operacional Padrão (POP) para guiar os trabalhadores em suas tarefas.
Com esse sistema é possível manter os times alinhados e garantir a qualidade em todos os serviços executados.
Tratando-se do setor da construção civil, a maioria das atividades realizadas no escritório e no canteiro de obras podem – e devem – seguir um padrão bem definido.
Isso porque apesar de cada obra ser única, todas elas passam por processos construtivos similares e repetitivos em várias etapas.
Assim, aplicar uma metodologia que descreva cada tarefa de maneira detalhada é uma solução para garantir que os resultados sejam sempre alcançados.
Dessa forma, a padronização aumenta a comunicação entre os profissionais e possibilita que todos entendam aquilo que está sendo realizado.
Com isso, os processos construtivos fluem de maneira mais produtiva, otimizando tempo e aumentando a qualidade da obra.
Dada a importância de implementar uma padronização nas tarefas do dia a dia, é preciso escolher o melhor método para documentar os procedimentos a serem adotados. É aí que entra o procedimento operacional padrão, um dos mais utilizados métodos de padronização nas indústrias e empresas.
O que é o Procedimento Operacional Padrão?
De maneira sucinta, podemos dizer que o POP é um documento responsável por guiar os trabalhadores na execução de determinadas tarefas rotineiras. Ou seja, ele é como um passo a passo que descreve os caminhos a serem seguidos na hora de realizar uma mesma atividade.
O POP funciona como um roteiro que detalha os equipamentos, materiais, procedimentos e tudo necessário para executar uma atividade.
Diferente de um processo, que é mais geral, o procedimento operacional padrão é mais específico pois busca detalhar atividades e atribuições específicas. Assim, cada POP é único e toda atividade distinta precisa ter seu próprio procedimento.
A descrição das atividades deve ser minuciosa e bem detalhada, abrangendo não só as etapas necessárias para realizar o serviço, mas também para garantir a qualidade final.
O objetivo principal que se busca atingir com a adoção do POP na rotina das obras é garantir que todos os processos construtivos sejam padronizados. Dessa forma, todas as atividades serão realizadas da mesma forma, independente do profissional, alcançando assim os mesmos resultados sempre.
Outro objetivo do procedimento operacional padrão é minimizar as chances de erros e retrabalhos na execução de uma tarefa.
A elaboração de um POP deve ser feita por um profissional especializado, mas sempre mantendo contato com os profissionais responsáveis pela tarefa a ser descrita.
Além disso, o ideal é que todas as tarefas que possam ser padronizadas tenham um procedimento operacional padrão. Mas, como isso pode ser inviável na maioria dos casos, é importante escolher padronizar aquelas atividades mais críticas e que apresentam mais erros.
Quais os benefícios do POP?
Uma das primeiras e principais vantagens de adotar a utilização de um procedimento operacional padrão é garantir que os serviços sempre terão a mesma qualidade. Isso porque com todas as etapas detalhadas, as chances dos profissionais cometerem desvios que acarretam em erros, diminuem muito.
Assim, caso a empresa note que precisa otimizar a qualidade da atividade em questão, basta rever o POP.
Outro benefício do POP é a maior facilidade na hora de contratar novos funcionários ou distribuir novas funções. Já que o procedimento operacional padrão funciona como um manual, apenas fazendo uma leitura o profissional já consegue entender como realizar sua atividade.
Isso economiza tempo e ajuda a garantir que tudo seja feito de forma padronizada e como planejado, permitindo também uma melhor adoção de sistemas de apontamento.
Além disso, implementar um procedimento operacional padrão significa elevar também a produtividade em toda a obra. Isso porque o passo a passo da atividade já será elaborado pensando na maneira mais rápida, segura e que gere o melhor resultado final.
E caso o profissional tenha alguma dúvida na hora da execução, basta ler o POP e seguir as recomendações, minimizando assim as chances de tempo ocioso ou de retrabalhos.
Como elaborar um procedimento operacional padrão?
Assim como qualquer outro setor, a construção civil tem suas peculiaridades. Mas isso não significa que o POP não possa ser adotado nas tarefas rotineiras nas empresas do setor. Por isso, conheça abaixo algumas dicas e etapas para elaborar um procedimento operacional padrão:
Defina a tarefa e o local onde ela será executada
O primeiro passo parece simples mas é crucial, definir qual será a tarefa descrita no POP. Assim, será possível criar um nome claro e objetivo para o documento, facilitando o arquivamento e a compreensão dos funcionários.
Além disso, é preciso especificar em que área essa tarefa será desenvolvida, se vai ser no escritório, no setor de projetos, por exemplo, ou no próprio canteiro de obras.
Busque informações e utilize referências
Outra etapa importante na hora de elaborar um procedimento operacional padrão é buscar informações sobre a tarefa. Esse processo tem que ser feito com os profissionais que irão realizá-la. Assim, o detalhamento será mais assertivo e completo.
Também é importante incluir as referências como normas, manuais ou qualquer outro documento que facilite o entendimento do POP.
Estabeleça o procedimento através de um passo a passo
Uma dica na hora de elaborar um POP é ir detalhando a atividade em forma de passo a passo. Assim, os profissionais conseguirão seguir as informações e poderão consultar cada etapa com mais facilidade em caso de dúvidas.
Revise e atualize as informações no POP
Por último, vale destacar que um procedimento operacional padrão deve ser dinâmico, sendo atualizado e incrementado conforme surgem novas necessidades. É crucial analisar se as informações no POP estão sendo suficientes para que os profissionais realizem suas tarefas com agilidade e qualidade.
Por isso, revisar e atualizar um procedimento de tempos em tempos deve ser uma rotina padrão na empresa.
Implementar um procedimento operacional padrão nas atividades que podem ser padronizadas, seja no escritório ou no canteiro, é uma maneira de garantir mais produtividade e qualidade nas obras.
Assim, o processo de gerenciamento de obras se torna mais simples e a análise de problemas é mais assertiva tendo um POP como base.
